Το λογισμικό Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου της Archimedia A.E. προσφέρει τα λειτουργικά χαρακτηριστικά που αφορούν στην οργάνωση, στο συντονισμό και στην παρακολούθηση όλων των σημαντικών λειτουργιών έκδοσης και διακίνησης εγγράφων σύμφωνα με τις θεσμικές απαιτήσεις, τους κανονισμούς και τις καθιερωμένες πρακτικές της δημόσιας διοίκησης.

Το λογισμικό υποστηρίζει τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Τηδημιουργία Σχεδίου Εγγράφου και την αυτόματη διασύνδεσή του με το εισερχόμενο, όταν είναι απάντηση σε εισερχόμενο.


• Τηδημιουργία του αρχείου του Σχεδίου Εγγράφου χρησιμοποιώντας κάποιουπόδειγμα εγγράφου.


• Τηδημιουργία νέων εκδόσεων, τηνπροβολή παλιότερων εκδόσεων και τουιστορικού δημιουργίας των εκδόσεων.


• Τηνεισαγωγή σχολίων σε έκδοση από τους χειριστές, κατά τη δημιουργία νέων εκδόσεων.


• Τηνψηφιακή υπογραφή του Σχεδίου Εγγράφου από τους αρμόδιους χειριστές, για λόγους έγκρισης.


• Τημετατροπή του εγκεκριμένου σχέδιου σε εξερχόμενο έγγραφο, είτε από τον ίδιο το συντάκτη του ή από τη Γραμματεία, με την απόδοση στον αρμόδιο χρήστη των κατάλληλων δικαιωμάτων. Κατά την μετατροπή του σχεδίου σε εξερχόμενο με τη σχετική επιλογή του μενού, αποδίδεται με αυτόματο τρόπο ο αριθμός εξερχομένου.


• Τημετατροπή του ηλεκτρονικού εγγράφου σε μορφή PDF και την προσθήκη ενσωματωμένης ψηφιακής υπογραφής και χρονοσήμανσης σε αυτό.


• Τηναποστολή του εγγράφου σε ηλεκτρονική μορφή και σε παραλήπτες εκτός του φορέα μέσα από το σύστημα.